Ophardt Task-Manager

UX-Research

UX-Design

UI-Konzepierung

UX-Prototyping

Hintergrund

Ophardt Maritim ist ein Unternehmen der Ophardt R+D GmbH + Co. KG und OP-SHIPP Module GmbH. Das Unternehmen entstand durch die 2001 gegründete Forschungs- und Entwicklungseinheit und gehört zur Ophardt Hygiene Unternehmensgruppe.

Die Firma Ophardt Maritim produziert Hochgeschwindigkeits-Aluminium-Boote, sowohl für Bundeswehr und Polizei, als auch für den privaten Bereich. ZeroDark ist ihr Markenname was der OP-SHIPP Module GmbH gehört, der Tochterfirma innerhalb der Maritim Group.

Problem

Aufgrund spezifisch technischer Anforderungen und des wachsenden Arbeitsvolumens, benötigte Ophardt Maritim ein internes Tool, um die Aufgaben der Mitarbeiter in Produktion und des technischen Büros besser organisieren und managen zu können.

Nach einer vorausgegangenen Marktrecherche nach bereits bestehenden App-Anwendungen oder Programmen, wurde entschieden eine eigene App für die entsprechenden Anforderungen mit Fokus einer benutzerfreundlichen Handhabung zu konzipieren und zu programmieren.

1. Mangel an Tools zur Aufgabenverwaltung, die den DSGVO-Normen entsprechen.

2. Entweder gibt es unzureichende App-Verwaltungstools, welche viele wichtige Aspekte nicht abdecken oder komplizierte ERP-Software, die für Mitarbeiter eine lange Einarbeitung erfordert."

3. Viele bestehende Aufgaben-Management Apps auf dem Markt sind nicht ausreichend modular und haben nicht genug Möglichkeiten es an Firmenbedürfnisse anzupassen.

4. Es gibt wenig Entscheidungsfreiraum über die Erteilung und Zuweisung von Aufgaben an Mitarbeiter, besonders im Bereich Produktion.

Ziel

Die Entwicklung eines DSGVO konformen Aufgaben-Management Tools in Form einer App mit Verwaltungssystemen und verschiedenen Bereichen und Funktionen für Mitarbeiter und Abteilungsleiter.

Was habe ich umgesetzt?

Ich habe Meetings und Interviews mit zukünftigen Nutzern der App geführt, sowohl mit Produktionsleitern und Vorständen, als auch mit Produktionsmitarbeitern. Ich fragte nach Mängeln bei anderen vergleichbaren Apps. Dadurch konnte ich genaue Anforderungen an die neue App erfassen. Dazu erstellte ich Empathiekarten und User Story Mapping Diagramme.

Zusammen mit dem Produktionsleiter habe ich das Konzept der App entwickelt und die Informationsarchitektur definiert. Ich habe die Benutzeroberflächen für alle Geräte entworfen und viele interaktive Mockups vorbereitet. In der Endphase habe ich Tests durchgeführt und notwendige Änderungen vorgenommen, wobei ich immer die Benutzererfahrung und Feedback der Mitarbeiter berücksichtigt habe.

Gestaltung meines Design-Prozesses

Mein Designprozess bestand ausfolgenden Elementen:

Recherche

Ich begann meine Recherche mit dem Testen von ähnlichen Apps. Dabei habe ich mich für die größten Anbieter wie Asana, Jira, Awork, Meistertask und Monday.com entschieden, wo verschiedene Funktionen von mir getestet und in Excel-Tabellen ausgewertet wurden. Hier ist eines der folgenden Dokumente, das grundlegende Funktionen und Merkmale der unterschiedlichen Anbieter erklärt.

Vorteile für das Unternehmen

Basierend auf meinen ersten Recherchen hat sich die technische Leitung des Unternehmens für eine Lösung über eine externe Agentur entschieden. Das Management definierte folgende Vorteile gegenüber dieser Entscheidung:

1. Eigene App-Anwendung, bedeutet mehr Kontrolle über die Funktionen zu haben, die Anwendung skalieren und sie mit eigenen Modulen ergänzen zu können.

2. Best User Experience – den Nutzern maximale Zufriedenheit bei der Anwendung bieten zu können, unter Berücksichtigung spezifisch technischer Anforderungen und die Möglichkeit, Anpassungen jeder Art vornehmen zu können.

3. Durch die App schnell auf Änderungen technischer Prozesse im Unternehmen reagieren zu können.

4. DSGVO-Lösung – mit dem Schwerpunkt auf Datenverschlüsselung innerhalb der Datenbank, Unabhängigkeit von Plugins, Hosting in Deutschland, Hosting auf eigenen Servern, individuelle DPA-Vereinbarungen.

Herausforderungen

Dementsprechend wurden die folgenden größten Herausforderungen definiert:

1. Konzeptueller Aufbau einer benutzerfreundlichen und reaktionsschnellen Task-Management-App, die sowohl von den technischen Managern, als auch von den Produktionsmitarbeitern genutzt werden kann.

2. Getrennter Bereich und Ansicht für technische Manager und Produktionsmitarbeiter.

3. Intuitives und modernes Design trotz komplexer Prozesse.

Empathie aufbauen

Interviews und Umfragen

Um den Nutzer und seine Bedürfnisse besser zu verstehen, führte ich mehrere Interviews durch mit folgenden Zielen:

1. Das Erhalten von Vorschlägen von Produktionsmitarbeitern zur Digitalisierung von Arbeitsprozessen.

2. Herausfinden, mit welchen Schwierigkeiten die Produktionsmitarbeiter bei ihren Arbeitsabläufen konfrontiert sind.

3. Probleme der Arbeitsorganisation in unterschiedlichen Abteilungen herauskristallisieren.

4. Identifizieren der wichtigsten Funktionen für die App für maximale Benutzerfreundlichkeit und gleichzeitig intuitiver Handhabung von komplexen Arbeitsprozessen.

5. Das Erfassen möglicher Kommunikationsproblemen.

Haupterkenntnisse aus den Interviews und Umfragen zeigten, dass:

1. Die Produktionsmitarbeiter während der Arbeit nicht ihre privaten Mobiltelefone nutzen dürfen. Daher ist unklar, mit welchem Gerät sie die App nutzen sollen.

2. Die Mitarbeiter eine einfache, minimalistische User-Erfahrung wollen.

3. Produktionsmitarbeiter für bestimmte Arbeiten, wie z. B. Schweißen, schriftliche Anweisungen im PDF-Format haben möchten.

4. Produktionsleiter in der Lage sein wollen den Status delegierter Aufgaben einsehen zu können, sowohl den von Produktionsmitarbeitern, als auch von Büroangestellten.

5. Produktionsleiter mit der App nachvollziehen möchten, welcher Mitarbeiter gerade krank, im Urlaub ist, sich bei der Arbeit oder in der Pause befindet.

6. Technische Manager oft unzufrieden darüber sind, dass Produktionsmitarbeiter ihren Aufgaben nicht nach Priorisierung und einer optimierten Reihenfolge nachgehen.

7. Produktionsleiter in der Lage sein wollen, genau nachvollziehen zu können, wer welche Aufgabe zu welchem Zeitpunkt erledigt und beendet hat, um immer einen schnellen Überblick der aktuellen Situation haben zu können.

8. Schlechte Mobilfunkverbindung in den Produktionshallen erschwert die Kommunikation von Arbeitsregelungen.

9. Manager möchten kontrollieren können, worauf die Mitarbeiter in der App Zugriff haben können.

User Personas

Basierend auf den Umfrageergebnissen und Interviews habe ich zwei Arten von Benutzern definiert:

Empathiekarte

Ich habe eine Empathiekarte erstellt, um alle positiven und negativen Aspekte der Benutzererfahrung zu erfassen.

Information Architecture

Feature Prioritization mit einem MoSCo Diagram

In Anbetracht der erhaltenen Daten entschied ich mich ein Diagramm zu erstellen, welches einen Überblick der wichtigsten Funktionen der App erfasst und unwichtigere für einen späteren Zeitpunkt speichert. Somit konnten Gelder für die Entwicklung der App bei der externen Agentur eingespart werden.

Flowcharts und Task Flows

Durch die Komplexität der App wurden die unterschiedlichen Funktionen von mir in einzelne Systeme unterteilt und in Form von verschiedenen Flowcharts dargestellt. Für detailliertere Diagramme wurde Task Flows Diagramme verwendet. Diese stellen komplexere Abläufe dar, z. B. das Anmelden in der App oder das Hinzufügen einer neunen Aufgabe für einen Mitarbeiter.

High-Fidelity Wireframing

Danach erstellte ich detaillierte statische Screen-Mockups von allen Views und Modulen mit High-Fidelity-Wireframing:

Interaktiver Prototype

Um die Interaktion des Nutzers mit bestimmten Funktionssystemen der App so detailliert wie möglich darzustellen, habe ich in Figma für einige Ansichten interaktive Mockups erstellt.

Usability Testing und Feedback

Ich habe die App mit Hilfe interaktiver Mockups über Maze getestet, basierend auf einer Systemisolation je nach User-Art: für Administratoren, Produktionsleiter und Produktionsmitarbeiter.

Was habe ich vom Feedback gelernt?

Nach einem grundsätzlich positiven Feedback wurden einzelne Kritikpunkten an Systemelementen geäußert. Daraufhin wurden entsprechende Änderungen vorgenommen und an das Entwicklungsteam weitergeleitet.

Was könnte verbessert werden?

Hätte der zeitliche Rahmen keine Begrenzung gehabt, wäre es möglich gewesen, die Funktionsbereiche in der App mithilfe von Task-Vorlagen einzurichten, die auf zuvor erstellten Aufgaben basieren.

Es wäre auch wünschenswert gewesen, mehr Zeit für das User-Testing zur Verfügung zu haben, um bestimmte Task-Flows zu verbessern.